Vraag een willekeurige manager wat zij onder informatiemanagement verstaat en zij zal onmiddellijk de relatie met computers leggen. Geen wonder: gedurende decennia werd de betekenis van informatie en informatiemanagement voor organisaties in feite verborgen achter de overweldigende opkomst van informatie- en communicatietechnologie (ICT). Deze laatste werd beschouwd als een strategische ‘resource’, die een directe en beslissende impact had op de business. Schematisch voorgesteld in figuur 1.

figuur 1.

In deze situatie is informatie(management) volledig geabsorbeerd door ICT(-management) en daardoor feitelijk afwezig als specifiek aandachtsgebied. De CIO (Chief Information Officer) is, als hij al in functie is, in realiteit een CTO (Chief Technology Officer), verantwoordelijk voor ICT en, als afgeleide, voor de link ervan met de business. Zijn achtergrond is eenduidig technisch en in het beste geval rapporteert hij aan de CEO. Hun ‘language game’ is dat van strategisch business-ICT alignment. Dit is op zijn minst een oncomfortabel spel: tussen een CEO die geen idee heeft van ICT en de CTO die geen idee heeft van de business. Dit alleen al maakt de hele suggestie van strategisch alignment een illusie.
Op de keper beschouwd heeft ICT geen andere al of niet strategische impact dan via het faciliteren van informatie- en communicatieprocessen. Het expliciet maken van deze vanzelfsprekendheid, zoals schematisch is gedaan in figuur 2, lost tegelijk bovengeschetst taalprobleem op: CEO en CIO zouden zich primair moeten inlaten met ICT-onafhankelijke conversaties over de informatie- en communicatieprocessen (in hun ‘lingua franca’), in plaats van quasi-automatisch terug te vallen op ‘techno talk’ (wat zelfs bij interne Boarddiscussies over informatie/communicatieaangelegenheden usance is).

figuur 2.

De schematische voorstelling van figuur 2, met informatie- en communicatieprocessen in het midden (‘op armlengte’) tussen business en ICT, is in veel gevallen symbolisch voor organisaties die informatiemanagement proberen te implementeren als een intermediaire functie. Het resultaat is vaak een informatiemanagement-functie ‘stuck in the middle’: missionarissen die aan de businesskant tegen dovemansoren praten, halfbakken overlopers voor de ICT-kant en voor henzelf vredesstrijdkrachten zonder een duidelijke identiteit en missie.

In de praktijk is informatiemanagement vaker vorm gegeven volgens het schema van figuur 3, dat wil zeggen als een verlengstuk van de ICT-functie.Het hiermee samenhangende delegeren van informatie-/communicatieverantwoordelijkheden door de businesskant is echter rampzalig: informatie, bijvoorbeeld, wordt gereduceerd tot feiten die beheerd worden in databases en haar kwaliteit wordt gemeten aan de hand van de kwaliteit van deze databases en andere technische artefacten, in plaats van aan de hand van haar bijdrage aan de business. ICT’ers zijn slechte informatiemanagers, als ze blijven redeneren vanuit hun technische wereld!

figuur 3.

De belangrijkste vereiste voor adequaat informatiemanagement is zijn positionering aan de andere kant van de business-ICT-as, zoals in figuur 4 is aangegeven. Op deze manier wordt informatie in essentie gezien als een bedrijfsmiddel en kan de relatie met ICT een contractuele zijn: ICT heeft een ondersteunende functie en moet als dusdanig gemanaged worden; outsourcing is hier een logisch uitvloeisel van.
Bovendien komt hierdoor beter tot uiting dat informatiemanagement een gedeelde algemene businessverantwoordelijkheid is: separaat, in de vorm van een aparte functie, is informatiemanagement enkel accommoderend en stimulerend, maar nooit leidend.

figuur 4.

Belangrijker nog, het positioneren van informatiemanagement zoals in figuur 4, opent nieuwe perspectieven, niet alleen voor de bijdrage van informatiemanagement aan de business, maar ook voor het (her)positioneren van de business zelf. Dit is de basis van het nieuwe onderscheidende vermogen van informatiemanagement, in tegenstelling tot zijn technologiegebonden geschiedenis.

Provocatieve conclusie

informatiemanagement snakt naar een nieuwe identiteit. Bijgevolg is iedere andere conclusie dan een provocatieve nutteloos. Voor de hand liggende beweringen kunnen het meest provocatief zijn. informatiemanagement is niet het managen van ICT, noch het managen van het ‘alignment’ van business en ICT.
informatiemanagement is het managen van informatie. Organisatorische informatie gaat niet over feiten, maar over de interpretatie van feiten. Daarom is informatiemanagement in essentie de constructie van betekenis voor de organisatie. Daarnaast draagt het bij aan de betekenis van de organisatie voor haar omgeving; informatiemanagement gaat over de identiteit van de organisatie. Informatiemanagers zouden moeten ophouden te werken als vermomde ICT-managers. Evenmin zouden ze zich nog moeten definiëren als intermediairs tussen business en ICT. Informatiemanagers zijn bouwers van betekenis voor hun organisatie; hun ultieme taak is bij te dragen aan de identiteit van hun organisatie.
Informatiemanagers die geen duidelijk idee hebben over hun eigen identiteit, kunnen niet bijdragen aan de identiteit van hun organisatie. Kennis van ICT is, gezien het alomtegenwoordige karakter van ICT, absoluut onmisbaar voor informatiemanagers, maar even absoluut onvoldoende. Per slot van rekening is informatie-’governance’ belangrijker voor hun slagen dan ICT-’governance’, beter informatiegebruik belangrijker dan steeds maar ingewikkelder informatieproductie en het begrijpen van organisatorische dubbelzinnigheid belangrijker dan het vatten van technische complexiteit. Uiteindelijk zijn hun attitude en hun gedrag van vitaler belang dan hun kennis: succesvolle informatiemanagers zijn ‘infopreneurs’, hypergevoelig voor het onthullende karakter van menselijke activiteiten, een bijdrage leverend aan het herinterpreteren van hun organisatie en van de maatschappij als geheel en dit alles belichamend in hun professionele en persoonlijke leven. Welke moderne organisatie kan aan een dergelijke informatiemanager voorbijgaan?

Rik Maes

Rik Maes is hoogleraar informatie- en communicatiemanagement aan de faculteit economie en bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam.
Dit artikel is eerder verschenen in MAB.

De oorspronkelijke definitie van de term life hack slaat terug op kleine slimme programmaatjes, shell scripts en andere hulpmiddelen waarmee gegevensstromen verwerkt kunnen worden, zoals e-mail en RSS feeds. Te denken valt aan hulpmiddelen om bestanden te synchroniseren, taken te volgen, geheugensteuntjes voor gebeurtenissen of e-mail filters.

Gaandeweg verbreedde zich de betekenis, totdat alles dat op een slimme onconventionele manier een probleem oplost een life hack genoemd werd. De term werd populair in de weblog community’s. Life hacks worden er enerzijds toegepast ter bescherming tegen overvloed aan informatie, anderzijds juist om meer prestaties te kunnen leveren.

Lifehacking is volgens Nederlands lifehacking-docent en -pionier Martijn Aslander[3] een mix tussen timemanagement, kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling, met een vleugje Web 2.0 en een vleugje MacGyver. Het gaat er volgens hem over hoe je informatie opspoort, organiseert, filtert en deelt, overzicht houdt en voorkomt dat je gaat lijden aan informatiestress. Lifehacking gaat over meer doen, in minder tijd met minder stress, zodat je slim kunt bewegen in de informatie en netwerksamenleving.

“Life” verwijst naar het persoonlijk aandachtsgebied om een probleem op te lossen, zoals persoonlijke productiviteit, organisatie of werkprocessen. “Hack”, “hacking” en “hacker” hebben hun wortels in computer- en geek gemeenschappen, speciaal in die rondom open source computercode. Volgens de gezaghebbende Jargon File kan hack het kortst samengevat worden met oftewel een passende vindingrijke oplossing.

In onze E-mail workshops wijzen we op de voordelen van een “Te Lezen” map. Grote documenten worden hierin geplaatst en gelezen op een vast moment in de week.

Nu wordt je nog wel eens afgeleid op een werkdag (!) en dan helpt het mij dat stukken worden voorgelezen. Het houdt het tempo erin omdat je niet wordt afgeleid. Je blijft in het stuk en heb geen verlies van tijd om er weer in te komen. Je productiviteit gaat hiermee omhoog.

Als je geïnteresseerd bent, kun je deze software vinden onder de zoekterm: “Text to Speech”.

Het reviewen van diezelfde 1 GB aan ongestructureerde E-mail daarentegen kost € 3500,- !

Dit alleen al is een goede return on investment voor een E-mail management workshop.

Vraag via share@ecm-net.nl naar meer informatie. We geven E-Mail management workshops bij u op locatie!

1. Het raamwerk stelt ons in staat om de verschillende vraagstukken van informatiemanagement in hun onderling verband te positioneren. Informatiemanagement wordt gedefinieerd als het gebalanceerd managen van de (relaties tussen de) verschillende componenten van dit raamwerk.
2. Informatiemanagement-vraagstukken hebben betrekking op strategie (richten), structuur (inrichten) en operations (verrichten). Dit wordt gerepresenteerd in de verticale dimensie van het raamwerk.
3. Informatiemanagement relateert de processen van en de ondersteunende technologie voor (intern en extern) informeren en communiceren aan algemene bedrijfsaspecten. Dit wordt in het raamwerk aangeduid middels de drie domeinen van de horizontale dimensie.
4. De twee centrale assen (middelste rij en kolom) zijn kernaandachtsgebieden voor informatiemanagement. Vooral de middelste kolom (de technologie-onafhankelijke beschouwing van informatie- en communicatieprocessen) wordt in veel organisaties verwaarloosd.

Vraag via share@ecm-net.nl naar meer informatie.

Bron: www.rikmaes.nl

* doelstellingen voor IT
* aansluiting IT op bedrijfsdoelstellingen (‘alignment’)
* kennismanagement
* IT strategie en planning
* inhuur IT deskundigheid en implementatie
* IT risicomanagement
* IT beheer
* beheer van IT infrastructuur.

Gelet op deze aspecten kan worden gesteld dat bij IT governance vooral het prestatieniveau van IT voorop staat en niet zo zeer het voldoen aan de gestelde regels (conformance en accountability), zoals dat bijvoorbeeld geldt voor corporate governance. Vraag via share@ecm-net.nl naar meer informatie.

Zie ook de officiële website: www.charthouse.com

One of the most effective ways to follow up on a task, directive or question, etc. send by E-mail, is using an abbreviation in the subjectline. An example is “AR:” which stands for “Action required”.

In order to manage messages send by you, a subjectline-rule must be added to your E-Mail client. This rule should fire when an E-Mail is send placing a copy of the message in a predefined folder called “Follow-up”. These messages should be reviewed and checked upon once or twice a week, etc. Thus ensuring the work gets done!

Ask via share@ecm-net.nl for more information. We offer E-Mail management workshops on site!

Mail clients like thunderbird, outlook, applemail, pegasus, etc, offer the use of mail rules which will automate certain tasks.

This rule should fire when an E-mail arrives. After arrival the rule will move the message to a predefined folder called “CC”. This cleares your inbox of a considarable amount of mail. When you receive an “CC” E-mail  you are notified of an issue which you should know about but are not required to act upon.

The messages in this “CC” folder should be read once a day or twice a week, etc.

So, E-mail with your mail address in de CC field is mail that you only need to read. Your action in this case is not required. E-mail with your mail address in de “TO” field will require your action.

Ask via share@ecm-net.nl for more information. We offer E-mail management workshops on site!